Sprawozdanie BDO, jak zrobić je krok po kroku w małej firmie

Sprawozdanie składa wytwórca odpadów, który ma obowiązek prowadzenia ewidencji odpadów. W małej firmie to zwykle zakład produkcyjny, warsztat, firma budowlana albo usługowa, która wytwarza odpady inne niż komunalne, np. wióry, złom, opakowania z produkcji, zużyte oleje czy elektroodpady.

Nie każda firma ma ten obowiązek. Przepisy zwalniają z prowadzenia ewidencji wytwórców niektórych odpadów w niewielkich ilościach, a kto nie prowadzi ewidencji, zwykle nie składa też sprawozdania. Zwolnienia dotyczą konkretnych kodów i limitów masy, więc trzeba je sprawdzić dla każdego odpadu osobno. Jeśli firma wytwarza wyłącznie odpady komunalne odbierane w ramach systemu gminnego, sprawozdania o wytwarzanych odpadach co do zasady nie składa.

Gdy masz wątpliwość, czy obowiązek Cię dotyczy, porównaj listę swoich odpadów z aktualnym rozporządzeniem o zwolnieniach z ewidencji albo zapytaj urząd marszałkowski. Lepiej ustalić to jesienią niż w marcu.

Sprawozdanie nie jest osobnym zbiorem informacji. To podsumowanie ewidencji, którą firma prowadzi w BDO przez cały rok. Ewidencja składa się z dwóch rodzajów dokumentów.

• Karta ewidencji odpadu (KEO). Prowadzisz ją dla każdego kodu odpadu i zapisujesz w niej masę wytworzoną oraz przekazaną w kolejnych okresach.

• Karta przekazania odpadów (KPO). Powstaje przy każdym przekazaniu odpadu innemu podmiotowi i trafia do KEO po potwierdzeniu przez odbiorcę.

Jeśli karty są kompletne i potwierdzone, sprawozdanie jest w dużej części przepisaniem sum. Jeśli w ciągu roku przekazania szły bez kart albo karty wiszą niepotwierdzone, problem wychodzi właśnie przy sprawozdaniu. Jak poprawnie wystawić kartę, opisujemy w poradniku karta przekazania odpadu w BDO.

• Dostęp do konta firmy w BDO i uprawnienia osoby, która złoży sprawozdanie.

• Listę miejsc prowadzenia działalności, w których powstają odpady, bo dane podaje się z podziałem na miejsca.

• Listę kodów odpadów wytworzonych w roku, którego dotyczy sprawozdanie.

• Masy wytworzone i przekazane dla każdego kodu, z KEO albo z własnego rejestru.

• Wszystkie karty przekazania z danego roku i informację, czy każda z nich ma status potwierdzonej przez odbiorcę.

• Masę odpadów, które na koniec roku zostały w magazynie i czekają na odbiór.

Kolejność poniżej sprawdza się w firmach, które robią to raz w roku i nie mają osobnego działu ochrony środowiska.

• Krok 1. Uporządkuj karty przekazania. Przejrzyj listę KPO z poprzedniego roku i wyjaśnij karty niepotwierdzone, odrzucone albo wystawione z błędnym kodem. Korekty kart przeprowadzasz razem z odbiorcą.

• Krok 2. Sprawdź karty ewidencji. Dla każdego kodu porównaj masę wytworzoną z sumą mas przekazanych i masą w magazynie. Różnica bez wyjaśnienia to sygnał, że brakuje karty albo wpisu.

• Krok 3. Otwórz nowe sprawozdanie. W BDO wybierz w module sprawozdawczości sprawozdanie o wytwarzanych odpadach i o gospodarowaniu odpadami oraz rok, którego dotyczy.

• Krok 4. Uzupełnij dane dla każdego miejsca. Dla każdego miejsca prowadzenia działalności wpisz kody odpadów, masy wytworzone i sposób, w jaki odpady zostały zagospodarowane, w tym komu je przekazano.

• Krok 5. Sprawdź jednostki. Masy podaje się w tonach (Mg). Pomyłka przy przeliczaniu kilogramów na tony to jeden z najczęstszych błędów i daje wyniki tysiąc razy większe albo mniejsze.

• Krok 6. Porównaj z ewidencją. Sumy w sprawozdaniu muszą zgadzać się z KEO i z potwierdzonymi kartami przekazania.

• Krok 7. Złóż sprawozdanie i zapisz potwierdzenie. Po złożeniu sprawozdanie ma w systemie odpowiedni status. Zachowaj jego kopię razem z listą kart z danego roku.

Jeśli po złożeniu znajdziesz błąd, BDO pozwala złożyć korektę sprawozdania. Korektę składa się w tym samym module, a urząd marszałkowski może też sam wezwać do wyjaśnień albo poprawek.

• Kilogramy wpisane w miejsce ton.

• Kod odpadu w sprawozdaniu inny niż na kartach przekazania z tego samego roku.

• Pominięte miejsce prowadzenia działalności, np. drugi magazyn albo plac budowy.

• Przekazania do podmiotu, którego wpis w BDO nie obejmuje danego kodu odpadu.

• Odpady niebezpieczne, np. akumulatory ołowiowe o kodzie 16 06 01*, ujęte pod kodem odpadu innego niż niebezpieczny.

• Złożenie sprawozdania w ostatnim dniu, gdy system bywa obciążony, a na poprawki nie ma czasu.

Niezłożenie sprawozdania w terminie albo podanie danych niezgodnych ze stanem faktycznym może skończyć się sankcją przewidzianą w ustawie, dlatego warto mieć zapas czasu.

Gdy firma wytwarza odpady w więcej niż jednym miejscu, dane w sprawozdaniu podaje się osobno dla każdego miejsca prowadzenia działalności, także wtedy, gdy zakłady leżą w różnych województwach. Każde takie miejsce powinno być ujęte we wpisie firmy w BDO, a karty przekazania powinny wskazywać miejsce, z którego odpad faktycznie wyjechał.

Najwięcej kłopotu sprawiają miejsca tymczasowe, np. place budów i remontów. Odpady z budowy przekazuje się często z adresu inwestycji, a nie z siedziby, więc przy sprawozdaniu trzeba odtworzyć, które karty dotyczą której lokalizacji. Prosta lista lokalizacji z datami rozpoczęcia i zakończenia prac, prowadzona na bieżąco, oszczędza tu sporo czasu.

W małej firmie sprawozdanie najczęściej trafia do biura rachunkowego albo do osoby, która prowadzi administrację. To dobre rozwiązanie pod warunkiem, że ta osoba ma przez cały rok dostęp do kart przekazania i wie o każdym odbiorze odpadów. Jeśli kierownik produkcji umawia skup złomu telefonicznie, a księgowość dowiaduje się o tym z faktury, w marcu zawsze czegoś brakuje.

W BDO konto firmy może mieć kilku użytkowników z różnymi uprawnieniami. Warto, żeby osoba umawiająca odbiory tworzyła karty przekazania, a osoba odpowiedzialna za sprawozdanie miała do nich wgląd i raz w miesiącu sprawdzała, czy wszystkie są potwierdzone.

Najprostszy sposób na spokojny marzec to porządek w przekazaniach od stycznia. Każde przekazanie odpadu powinno mieć kartę w BDO, potwierdzoną przez odbiorcę, z poprawnym kodem i masą z wagi. Odbiorca powinien mieć wpis w rejestrze obejmujący ten kod odpadu, bo przekazanie podmiotowi bez uprawnień oznacza, że odpowiedzialność za odpad nie przechodzi na niego.

Pomaga też jeden rejestr wszystkich przekazań, w którym przy każdej partii zapisany jest kod, masa, odbiorca, data i numer karty. Na giełdzie Recykluj te dane zostają przy każdej partii, a w planie Firma rejestr przekazań i dokumentów obejmuje wszystkie zakłady i przypomina o terminie sprawozdania. Jak wygląda odbiór odpadów od zakładu z kilkoma lokalizacjami, opisujemy na stronie odbiór odpadów przemysłowych.

Warto też raz na kwartał porównać KEO z kartami przekazania. Dziesięć minut co trzy miesiące oszczędza kilka godzin szukania brakujących dokumentów w marcu.

Sprawozdanie BDO składasz w systemie do 15 marca za poprzedni rok i opiera się ono na ewidencji, którą prowadzisz przez cały rok. Jeśli karty przekazania są kompletne i potwierdzone, a karty ewidencji zgadzają się z nimi, samo sprawozdanie zajmuje niewiele czasu. Najwięcej pracy kosztuje porządkowanie zaległości, więc najlepiej nie dopuszczać do ich powstania i przekazywać odpady wyłącznie odbiorcom ze sprawdzonym wpisem w BDO.